Como a Microsoft aprendeu com o passado a redesenhar seu futuro

Como a Microsoft aprendeu com o passado a redesenhar seu futuro

Um novo desafio de design aberto para uma empresa de 44 anos

Como a Microsoft aprendeu com o passado a redesenhar seu futuro

Uma sala na sede da Microsoft representa tudo o que mudou sobre sua filosofia de design. No interior, existem quatro filas de tabelas. Na primeira fila está tudo o que a empresa faz e que já está nas lojas. No segundo está a próxima geração de produtos, e no terceiro e quarto estão as coisas realmente conceituais que a Microsoft quer tentar fazer no futuro. "Se você passar bastante tempo nesta sala, verá as lacunas, certas lâmpadas apagam", diz Ralf Groene, chefe do projeto de hardware da Microsoft.

Hoje em dia, a Microsoft tem tudo a ver com a visão geral - não apenas onde um produto precisa ir, mas como um ecossistema inteiro de produtos precisa ser lançado, desenvolvido e trabalhado em conjunto nos próximos anos. Embora os produtos no passado possam ter sido desenvolvidos em segredo por equipes separadas, e acabaram parecendo diferentes por causa disso, a Microsoft abandonou essa abordagem recentemente. Agora é adotada uma filosofia chamada "design aberto", que consiste em compartilhar ideias em toda a empresa, integrando produtos e falhando mais rapidamente. A esperança é que isso leve a uma melhor combinação de hardware e software que parece ter vindo de uma empresa e também é melhor para ela.


Remodelar uma empresa de 44 anos não será fácil


Não se trata apenas de melhorar o design visual da Microsoft. É uma mudança muito mais profunda destinada a modernizar a forma como a Microsoft envia software e concorre com startups muito mais ágeis que podem ir agressivamente atrás das muitas empresas que tradicionalmente controlam. Muito está em jogo em uma indústria de tecnologia que está se movendo mais rápido a cada ano.


Eu ouvi e li muitas histórias sobre como a cultura da Microsoft mudou nos últimos anos e como as equipes de produto estão trabalhando mais juntas. É uma mudança tão grande na Microsoft que eu queria ver por mim mesmo como a empresa está fazendo as coisas de maneira diferente agora. Por isso, passei três dias na sede da empresa em Redmond, Washington, no início deste mês, conversando com designers e engenheiros, participando de reuniões de planejamento de ilustração e conversando com os líderes envolvidos nessa nova abordagem de design.


Uma coisa está clara na minha visita: a Microsoft realmente aprendeu com seus erros confusos do passado. Mas reformular uma empresa de 44 anos para focar em redesenhar seu futuro não será fácil.



Nesta quinta-feira, equipes do Surface, Windows, e de aplicativos se reuniram para discutir o que eles estão trabalhando. Durante uma dessas muitas reuniões em uma ensolarada sala de conferências no Redmond HQ da Microsoft, os designers sentaram-se debatendo como a Microsoft deveria ser divertida com seus designs. Qual o tom de voz? Qual é a representação visual da personalidade do produto? Em última análise, como a voz da Microsoft deve ser expressa na forma de ilustrações e design?


A reunião contou com a participação de mais de uma dúzia de funcionários em pessoa, representando produtos como OneNote, OneDrive e Microsoft Teams. Todos criticavam os designs uns dos outros, oferecendo opiniões e formas de trabalhar com a paleta de cores, princípios de ilustração e voz geral da Microsoft para criar produtos de maneira coerente. Isso pode soar como uma reunião totalmente normal na maioria das empresas. Na Microsoft, seria inimaginável há apenas 10 anos.


Design Fluente


Para seu sistema de design mais recente, o design Fluent, a Microsoft está puxando ideias de toda a empresa e mantendo todos em sincronia com um catálogo interno de princípios e diretrizes compartilhados. Designers podem fazer login para ver o trabalho de outros através de mock-ups, conceitos e designs que foram enviados ao público. "Essa foi a primeira etapa da camada básica de democratizar o design na Microsoft", diz Jon Friedman, vice-presidente corporativo de design e pesquisa da Microsoft.


A abordagem surgiu de um dos maiores fracassos da Microsoft: o Windows Phone. Para seu lançamento, a Microsoft reuniu as equipes de Windows, Office e hardware da empresa para criar uma nova e radical linguagem de design “Metro”, que fez seu sistema operacional parecer moderno. O Windows Phone como plataforma pode ter fracassado, mas seu design realmente levou a Apple e o Google a criar melhores sistemas operacionais móveis.


“Acho que o que aprendemos, pelo menos no telefone, é que para ter um ótimo sistema de design, não pode ser apenas para um produto”, diz Albert Shum, chefe de design do Windows. “É assim que você dimensiona centenas de produtos, atendendo a milhões de clientes, em alguns aspectos, bilhões de clientes?”


A Fluent realmente levou a Microsoft de volta ao básico do design, com um foco muito maior na simplicidade. Em vez de uma tipografia ousada e conteúdo de ponta a ponta, o Fluent concentra-se em elementos sutis como luz, profundidade, movimento e material. Nós vimos aparecer no Windows com sugestões de efeitos de movimento e blur. Ele também aparece no Office e na Web em serviços como o OneDrive, Office Online e Outlook. A Microsoft está gradualmente fazendo do Fluent a peça central de como a empresa pensa em design.


É um design que precisa ser dimensionado em vários produtos e alguns que são usados ??por mais de um bilhão de pessoas em todo o mundo. Os designers da Microsoft devem considerar se estão criando arte e ilustrações para estudantes, trabalhadores ou consumidores em geral, e como esses projetos serão interpretados em diferentes locais. Há muito o que cobrir, e cada design de software também tem que aderir ao estilo dos sistemas operacionais da Microsoft, Apple, Google e outros que alimentam os muitos dispositivos de hardware que executam o software da Microsoft.


Em um dos workshops de hardware da Microsoft, vi um Surface Mini inédito na prateleira de um designer de dobradiças. Quando eu brinco com Groene, o chefe de design de hardware, sobre como ele se esqueceu de fazer com que sua equipe escondesse o Surface Mini, ele está mais interessado em discutir o que vem a seguir. “Somos uma empresa de software e poder projetar um software melhor por meio de hardware é sempre o que nos inspira”, diz ele.


Os designers trabalham no que vem a seguir

Sob seu novo fluxo de trabalho, a Microsoft também tem designers trabalhando em hardware aparentemente diferente em toda a empresa. Falei com Chris Kujawski, um designer industrial do Xbox, que me disse que as mudanças da empresa significam que há mais oportunidades para os designers agora, e que os empregos parecem menos obsoletos porque os designers agora podem trabalhar mais livremente juntos. Isso significa que alguém responsável pelo design do Xbox Adaptive Controller está trabalhando no novo console Xbox e projetando um novo Surface.


O hardware do Xbox e do Surface pode não parecer o mesmo, mas as equipes responsáveis ??por seu design estão sentadas lado a lado na Microsoft agora. Kait Schoeck, uma designer industrial que trabalhou no Surface Book, diz que essa nova maneira de trabalhar significa que ela “está constantemente fazendo coisas novas” e “aprendendo constantemente algo novo” com outros designers.


Microsoft pensa em hardware como palco para software

Todo esse hardware precisa de software para alimentá-lo, e a Microsoft não pensa neles como processos separados. “Sempre pensamos em hardware como um estágio para software”, diz Groene. “Às vezes, o palco também pode influenciar o desempenho do software, então há o lado e o verso de ambos os elementos.”


Se você voltar ao tablet original do Surface RT , que foi lançado junto com o Windows 8, o software (Windows RT) ficou muito atrás do hardware e foi exibido por meio de aplicativos incompletos e desempenho lento. "Estávamos nos concentrando intensamente no hardware enquanto o software estava sendo desenvolvido ao mesmo tempo ... sem realmente ter tempo para influenciar um ao outro demais", diz Groene. O objetivo de qualquer futuro hardware de superfície é nunca cometer o erro da situação do Surface RT novamente, e garantir que o software está sendo mantido.


Parte da equipe de design fluente da Microsoft

A velocidade dos concorrentes também teve um enorme impacto sobre Microsoft. A empresa começou a construir hardware Surface depois de ver o grande sucesso da Apple com o MacBook Air e o iPad, enquanto as atualizações regulares de software do Google para o Chrome e Android tiveram um papel importante na inspiraçãoda iteração contínua do Windows 10.


Mas não são apenas gigantes tecnológicos que deram à Microsoft motivos de preocupação. Agora existem milhares de startups que competem por partes de seus negócios, do Office aos serviços em nuvem e ao Outlook.


O panorama do software mudou drasticamente desde que a Microsoft organizou seu fluxo de trabalho. De volta ao dia, ele enviaria uma nova versão do Windows a cada poucos anos. As equipes de software, hardware e design estavam isoladas, e isso não fazia uma grande diferença - o design era mínimo e os concorrentes eram limitados.


Internamente, as equipes da Microsoft também costumavam lutar umas contra as outras. “Vocês todos viram a foto de todos os grupos apontando armas uns para os outros na Microsoft. Certamente há um pouco disso ”, disse um gerente de produto do Windows Phone ao The Verge há quase sete anos . A Microsoft costumava ter uma reputação de equipes em silos que eram gerenciadas por chefes que competiam com outras equipes para criar o produto mais popular. O co-fundador Bill Gates ficou famoso por realizar análises de produtos onde ele matou anos de trabalho em uma única reunião, e isso encorajou esses feudos ainda mais quando as equipes lutavam pela atenção de Gates.


Mas na última década, as coisas mudaram muito. Concorrentes como Google e Apple construíram produtos concorrentes para a Microsoft - bons. O Office, um negócio de US $ 35 bilhões por ano que a Microsoft ainda domina, agora é ferozmente contestado pelos serviços do G Suite do Google, ferramentas como o Workplace do Facebook e muitos outros.


Enquanto isso, startups menores cortaram meras partes dos grandes negócios da Microsoft, geralmente com grande sucesso. O Dropbox e o Slack foram capazes de inovar de maneiras que a Microsoft demorou a reagir, e a empresa se viu em desvantagem. A folga agora é avaliada em US $ 7,1 bilhões , e tem mais de 30 milhões de clientes pagando por seu serviço. O Dropbox é agora uma empresa pública e está avaliado em cerca de US $ 10 bilhões.


Algumas dessas ameaças são complementares aos principais negócios da Microsoft, mas outras não. Como plataformas fora do controle da Microsoft, como iOS e Android, consomem cada vez mais o tempo das pessoas, a Microsoft precisa criar aplicativos que competem pelos méritos. Ele não está mais transformando o software padrão em uma plataforma dominante em seu controle, ele está lutando por participação de mercado em um mercado lotado, onde o aplicativo que o adquire corretamente pode decolar durante a noite e atrair usuários de um negócio legado. A Microsoft já adquiriu aplicativos como o Accompli para tornar seu principal aplicativo do Outlook para o iPhone e evitar ficar para trás.


Designers de hardware da Microsoft

Mais tarde, na reunião de design, os ilustradores debateram a adição de uma tartaruga. Eles estão pensando em usar uma tartaruga para ajudar a ilustrar uma página de conectividade lenta no Microsoft Teams, mas primeiro, algumas decisões tiveram que ser tomadas: deve animar devagar? Deve usar uma sweatband? Seu significado será claro em todos os países?


Mais input pode levar a um trabalho mais nítido e inclusivo. Mas também pode atrapalhar uma empresa enquanto tenta agradar e incorporar todos os envolvidos. Eu testemunhei isso durante a reunião de design, quando todos estavam discutindo uma imagem de perfil animada. Todos os designers estavam focados em como a imagem era animada, mas eu apenas fiquei sentado lá, imaginando silenciosamente por que a imagem do perfil não estava alinhada corretamente no centro. É um enorme desafio para uma empresa tão grande quanto a Microsoft abrir seu processo de design e crescer a partir dele, sem diminuir ou perder o básico.


Para a Microsoft, revisar como ele se aproxima do design é também revisar como ele desenvolve produtos. Cada vez mais, a empresa tem sido feliz em falhar rapidamente e testar as coisas para acelerar os tempos de desenvolvimento: isso significa uma prototipagem mais rápida, aprender a se apoiar em comunidades de código aberto e mudar o núcleo de seu negócio de software.


A antiga abordagem da Microsoft era escrever todas as linhas de código. Startups modernas, diz Friedman, escrevem cerca de 5% de seu código, contando com ferramentas de código aberto para o resto. “Há todo esse ótimo material de código aberto que outras empresas constroem e que construímos e estamos começando a compartilhar mais abertamente”, diz Friedman. “Para nós, é só abraçar o código aberto no design e na engenharia”.


A Microsoft também criou uma nova maneira de prototipar futuros produtos, tanto de hardware quanto de software, que reduzem o tempo para construir um protótipo de horas ou dias para minutos. Começou como uma ferramenta para testar mudanças no Office na Web antes que os designers da Microsoft refatizassem o código para torná-lo open source e iniciassem prototipagem de coisas como a nova interface de pesquisa da Microsoft, uma forma emergente de gerar resultados de pesquisa em Office, Windows e outros .


A ferramenta protótipo é essencialmente uma versão web do Windows e do Office, onde os designers podem ajustar a aparência das coisas instantaneamente. Agora, os designers do Windows, Office e Microsoft Edge estão usando essa ferramenta para testar as alterações nos produtos. "Isso nos permite visualizar novos hardwares, hardwares sem telas, hardware com telas, todo tipo de coisa diferente para descobrir se há valor humano real lá antes de investirmos na fabricação de um produto real", diz Friedman.


Os fabricantes de produtos também estão usando essa nova ferramenta de protótipo para ter uma ideia melhor de quais alterações de software serão necessárias para o hardware no futuro. Graças a essa nova ferramenta de protótipo, os projetistas de hardware da Microsoft podem agora tentar conceituar hardware futuro com ou sem monitores. Parte desse hardware futuro pode envolver telas duplas ou até mesmo dispositivos com telas dobráveis. A Microsoft tem trabalhado para dar suporte a esse tipo de hardware, mas está claramente aguardando a oportunidade certa para lançar algo radicalmente diferente.


A Microsoft está tentando ser mais ágil

Investir em produtos, sejam hardware ou software, costumava envolver grandes apostas para a Microsoft que nem sempre funcionavam. “Quando costumávamos enviar software, software cliente, a cada dois ou três anos, tínhamos que imaginar o que aconteceria daqui a dois anos na indústria e estar certo sobre uma solução”, diz Friedman. "Isso é realmente complicado porque a indústria continua se movendo cada vez mais rápido."


Agora, as equipes da Microsoft devem trabalhar em uma série de sprints mais curtos para criar protótipos ou concluir designs. Em vez de todos trabalharem em direção a uma data específica, meses ou anos depois, uma versão simplista do trabalho é construída e, em seguida, extras são adicionados no topo.


Pense nessa abordagem mais ágil, como fazer uma pizza bem básica, e depois adicionar mais coberturas extravagantes a cada vez. O valor de um projeto, ou a falta dele, é visto muito mais cedo e bem antes mesmo de terminar. A filosofia de “design aberto” da Microsoft aplica o mesmo conjunto de regras de design em toda a empresa e permite que uma peça de design criada para um produto seja facilmente incorporada a outra. Cada produto não precisa de sua própria bolha de bate-papo ou barra de pesquisa. Em vez disso, elementos de design comuns são como as coberturas. Eles são centralizados e reutilizados.


Um designer trabalha em uma nova ilustração

O novo foco em velocidade e o abraço no código aberto mudou a forma como Microsoft pensa sobre como os produtos chegam ao mercado. “Eu acho que nossa nova filosofia cultural está em torno de realmente tentar coisas ... e se elas falharem, e nós as cortamos, então é um aprendizado incrível que nós aplicamos na próxima coisa”, diz Friedman. “Mais e mais pessoas da Microsoft estão sendo recompensadas por tentar coisas, aprendendo e aplicando aprendizados. Porque o que estamos investindo é uma cultura de crescimento. ”


Se essa nova abordagem do design na Microsoft funcionar, a empresa deve estar bem posicionada para responder às mudanças de software e hardware nos próximos anos. Mas nada como isso é fácil. Para uma empresa tão grande quanto a Microsoft, isso parece uma mudança de vários anos e não há garantia de sucesso. A Microsoft gastou US $ 7,5 bilhões para adquirir o GitHub e permitir que seus próprios desenvolvedores compartilhem e colaborem ainda mais. O desafio agora é realmente fazer com que todos comprem essa nova abordagem e reformem completamente a cultura interna da Microsoft.


A adoção da Microsoft do código aberto, sua mudança para o Chromium para seu navegador Edge e este novo design aberto dão dicas claras de como a empresa está redesenhando seu futuro. “Espero que todos possam construir partes da experiência da Microsoft daqui a 10 anos. Espero que os nomes dos produtos desapareçam totalmente no futuro ”, explica Friedman.


Dentro do workshop de hardware da Microsoft.

Além do código aberto e do Windows, a história de design futura da Microsoft parece cada vez mais inclusiva e ouvindo os humanos que realmente usam seus produtos. Vimos isso recentemente com o Xbox Adaptive Controller e começamos a ver o Surface se mover para áreas mais pessoais, como fones de ouvido. É uma abordagem que vimos pela primeira vez com o programa de feedback do Windows, e agora a empresa está cada vez mais olhando para a voz de seus clientes para influenciar suas decisões de design.


Essa voz do cliente deve significar melhor hardware e software, mas o design centralizado da Microsoft significa que a empresa pode estar se preparando para falhar. Um design unificado aumenta as apostas. Se uma coisa falha, tudo falha. Mas se a Microsoft está realmente ouvindo seus clientes, essa nova abordagem ágil deve permitir que a empresa conserte as coisas rapidamente.


Design aberto é uma aposta inteligente para o futuro

A Microsoft aprendeu claramente com seu passado, e essa nova mudança no design é uma aposta inteligente para seu futuro. O desafio agora é combinar todas as ideias da Microsoft, de seus mais de 100.000 funcionários, em um único design que seja dimensionável para parecer coerente com o bilhão de pessoas que usam produtos como o Office ou o Windows.


O desafio também é não ser muito cedo para novos produtos ou ser tarde demais, o que é um equilíbrio delicado que impedirá a Microsoft de lançar coisas e matá-las em poucos meses. Caso contrário, se esse design aberto não der certo, poderíamos estar vendo hardware e software bem projetados que nos lembram o que poderia ter sido.

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